Posted on 22 Januari 2008 by Pakde
sofa
Administrasi Kepegawaian
Pengertian Administrasi Kepegawaian
Administrasi kepegawaian berkaitan dengan
penggunaan sumber daya manusia dalam suatu organisasi. Berkaitan dengan hal
tersebut, dalam kegiatan belajar ini telah dikemukakan beberapa pendapat para
ahli tentang pengertian, ruang lingkup, dan fungsi/aktivitas kepegawaian.
Sistem Administrasi Kepegawaian
Sistem administrasi kepegawaian adalah bagian
dari administrasi negara yang kebijaksanaannya ditentukan dari tujuan yang
ingin dicapai. Pola kebijaksanaannya tergantung pada bentuk negara yang dianut
suatu negara, apakah federal ataukah kesatuan.
Kebijaksanaan dasar sistem administrasi
kepegawaian di negara kita mengacu pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999
tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok
Kepegawaian. Dalam undang-undang tersebut dinyatakan bahwa dalam rangka usaha
mencapai tujuan nasional untuk mewujudkan masyarakat madani yang taat hukum,
berperadaban modern, demokratis, adil, dan bermoral tinggi, diperlukan pegawai
negeri yang merupakan unsur aparatur negara yang bertugas sebagai abdi
masyarakat yang menyelenggarakan pelayanan secara adil dan merata, menjaga
persatuan dan kesatuan bangsa dengan penuh kesetiaan kepada Pancasila dan
Undang-Undang Dasar 1945.
Fungsi Teknis Administrasi Kepegawaian
Administrasi kepegawaian pada hakikatnya
melakukan dua fungsi yaitu fungsi manajerial, dan fungsi operatif (teknis).
Fungsi manajerial berkaitan dengan pekerjaan pikiran atau menggunakan pikiran
(mental) meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian
pegawai. Sedangkan fungsi operatif (teknis), berkaitan dengan kegiatan-kegiatan
yang dilakukan dengan fisik, meliputi pengadaan, pengembangan, kompensasi,
integrasi, pemeliharaan, dan pemensiunan pegawai.
Perencanaan pegawai dapat didefinisikan
sebagai proses penentuan kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang
berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang
ada. Perencanaan pegawai merupakan bagian penting dari dan sebagai kontributor
pada proses perencanaan strategis karena membantu organisasi dalam menentukan
sumber-sumber yang diperlukan dan membantu menentukan apa yang benar-benar
dapat dicapai dengan sumber-sumber yang tersedia.
Perencanaan pegawai yang baik akan memperbaiki
pemanfaatan pegawai, menyesuaikan aktivitas pegawai dan kebutuhan di masa depan
secara efisien, meningkatkan efisiensi dalam merekrut pegawai baru serta
melengkapi informasi tentang kepegawaian yang dapat membantu kegiatan
kepegawaian dan unit organisasi lainnya. Melalui perencanaan dapat diketahui
kekurangan dibanding kebutuhan sehingga dapat dilakukan perekrutan pegawai
baru, promosi, dan transfer secara proaktif sehingga tidak mengganggu kegiatan
organisasi.
Dalam membuat perencanaan pegawai perlu
diperhatikan faktor internal dan eksternal organisasi. Di samping itu, perlu
pula diperhatikan langkah-langkah yang harus ditempuh sebagaimana dikemukakan
Miller Burack dan Maryann.
Pengorganisasian adalah suatu langkah untuk
menetapkan, menggolong-golongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan yang
dipandang perlu, penetapan tugas dan wewenang seseorang, pendelegasian wewenang
dalam rangka untuk mencapai tujuan. Pengorganisasian mengantarkan semua sumber
dasar (manusia dan nonmanusia) ke dalam suatu pola tertentu sedemikian rupa
sehingga orang-orang yang bekerja di dalamnya dapat bekerja sama secara berdaya
guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Salah satu
akibat dari pengorganisasian adalah terbentuknya struktur organisasi dan dalam
struktur organisasi akan nampak bagaimana hubungan antara satu unit dengan unit
lain. Dengan kata lain, struktur organisasi akan mempengaruhi aliran kerja,
delegasi wewenang dan tanggung jawab, sistem kontrol dan pengendalian, serta
arus perintah dan pertanggungjawaban. Oleh karena itu, dalam mendesain struktur
organisasi bagian kepegawaian perlu dipertimbangkan berbagai faktor sebagaimana
telah diuraikan dalam kegiatan belajar ini.
Ada banyak teori dan keyakinan tentang apa
yang memotivasi pegawai. Secara keseluruhan tidak ada kesepakatan tentang motivasi.
Oleh karena itu, sangat sulit bagi organisasi untuk sampai pada kebijakan dan
pendekatan yang akan memuaskan semua pegawai. Selain itu, bagi organisasi
dengan skala apa pun, membuat analisis mendalam tentang apa yang memotivasi
setiap pegawai adalah tidak praktis. Namun, ada aturan-aturan praktis yang
dapat diikuti setidak-tidaknya untuk membantu memotivasi pegawai dan
meningkatkan kepuasan kerja, yaitu sebagai berikut.
- Jelaskan kepada para pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif dan pastikan bahwa mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka;
- Pastikan bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan (imbalan) dan bahwa setiap hubungan semacam itu dikomunikasikan kepada para pegawai;
- Pastikan bahwa semua pegawai diperlakukan secara adil dan penilaian tentang kinerja adalah objektif;
- Bilamana mungkin, kembangkan jenis-jenis penghargaan yang berbeda, tidak semua orang dapat dinaikkan pangkatnya (dipromosikan) atau perlu dinaikkan pangkatnya;
- Doronglah semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja dan kembangkan gaya manajemen yang mudah diserap dan mampu diubah-ubah untuk menyesuaikan orang dan lingkungan
- Kembangkan sebuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya tetapkan sasaran yang dapat dicapai tetapi dapat terus berkembang;
- Perhitungkan semua faktor lingkungan dan sosial, seperti kenyamanan dan sarana lingkungan kerja, interaksi sosial diantara pegawai, pokoknya semua faktor yang dapat menjadi sumber ketidakpuasan.
Pengawasan sebagai bagian dari pengendalian
merupakan proses pengukuran dan penilaian tingkat efektivitas kerja pegawai dan
tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja dalam memberikan kontribusi pada
pencapaian tujuan organisasi. Setiap kegiatan pengawasan memerlukan tolok ukur
atau kriteria untuk mengukur tingkat keberhasilan dalam bekerja, yang dalam
penilaian kinerja disebut standar pekerjaan.
Standar adalah suatu kriteria atau model baku
yang akan diperbandingkan dengan hasil nyata. Banyak jenis standar yang dapat
dipergunakan dalam pengendalian kegiatan-kegiatan kepegawaian. Dalam
mengendalikan unit/bagian kepegawaian, pimpinan harus mampu menemukan
butir-butir pengendalian strategis yang dapat dipantau berdasarkan
penyimpangan.
Perencanaan dan Rekrutmen
Salah satu fungsi Kepegawaian adalah pengadaan
pegawai. Dalam kegiatan pengadaan pegawai ini harus dilihat apakah ada formasi
yang lowong, di samping itu perlu pula dilihat kebutuhan sumber daya manusia,
banyaknya kebutuhan dan jenisnya pekerjaan. Setelah pasti ada formasi yang
lowong, maka baru diadakan serangkaian kegiatan untuk menjaring pegawai yang
sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit beserta kualifikasinya.
Sedangkan perekrutan merupakan proses
penarikan sejumlah calon yang memiliki potensi untuk ditarik menjadi pegawai
yang dilakukan melalui berbagai macam kegiatan. Perekrutan yang efektif secara
konseptual memiliki beberapa hambatan yang dapat bersumber dari kebijakan
organisasi maupun dari perencanaan sumber daya manusia. Dalam ketentuan
perundang-undangan Kepegawaian Negara terdapat ketentuan yang mengatur formasi
yaitu Peraturan Pemerintah No. 54 Tahun 2003 tentang Formasi Pegawai Negeri
Sipil.
Dalam rangka menentukan jumlah dan kualitas
pegawai yang diperlukan oleh suatu unit organisasi, harus ditetapkan oleh
seorang pejabat yang berwenang dalam jangka waktu tertentu berdasarkan jenis,
sifat dan beban kerja yang harus dilaksanakan, dengan tujuan agar unit
organisasi itu mampu melaksanakan tugasnya dengan baik dan tepat pada waktunya.
Kegiatan seleksi tidak hanya merupakan proses
pemilihan pegawai dari sekian banyak pelamar yang dijaring melalui proses
perekrutan, tetapi juga proses pemilihan calon pegawai terhadap organisasi yang
akan dimasuki. Pegawai yang telah lolos seleksi akan diprioritaskan untuk
mengikuti kegiatan orientasi sebelum yang bersangkutan ditempatkan dan mulai
bekerja. Orientasi sangat penting terutama bagi pegawai baru. Hal ini
dikarenakan apa yang diperoleh pertama kali seseorang memasuki dunia kerja akan
berkesan lama, dan ini akan mempengaruhi pegawai tersebut.
Orientasi merupakan upaya untuk
mensosialisasikan nilai-nilai organisasi, pekerjaan, dan rekan-rekan pada
pegawai baru, yang dilakukan melalui sebuah program formal maupun informal.
Bagi pegawai lama yang akan menduduki jabatan baru, orientasi juga perlu.
Mereka dapat belajar terlebih dahulu tanggung jawab yang akan dikerjakannya.
Sumber buku Administrasi Kepegawaian Karya Enceng dkk
Tidak ada komentar:
Posting Komentar